Pretende definir o trabalho híbrido como permanente? Defina algumas regras básicas

Em 2022, 25% da força de trabalho do conhecimento global devem escolher sua casa como o local de trabalho principal, e 45% da força de trabalho devem trabalhar de casa em dois ou três dias da semana. Alguns funcionários estão entusiasmados com essa perspectiva. Outros, nem tanto. 

Para muitos funcionários, se antes trabalhar de casa era uma novidade, agora já cansou. Assim, eles estão ansiosos com a possibilidade de uma mudança permanente para um ambiente de trabalho híbrido. É possível ajudar a reduzir a ansiedade com algumas regras básicas simples para interações virtuais e outros desafios de trabalho que são exclusivos de equipes de trabalho remotas e híbridas. 

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Três maneiras de melhorar a vida de equipes híbridas e remotas

É necessário personalizar as diretrizes para garantir compatibilidade com cada equipe e com a cultura corporativa, mas é aconselhável concentrar as regras básicas na melhoria de três aspectos do trabalho remoto e híbrido.

N.º 1: União e saúde da equipe

Incentive a relação interpessoal de suas equipes, algo que pode ser especialmente difícil de manter em um ambiente remoto, mas é fundamental para a inclusão e o envolvimento de modo coletivo. Os gestores precisam ser empáticos e acessíveis; isso pode significar a diferença entre uma ótima experiência do funcionário e outra não tão boa assim. 

Os membros da equipe geralmente captam as primeiras dicas de trabalho a partir do comportamento dos gestores, portanto, certifique-se de que cada gestor seja um modelo de comportamento produtivo. Por exemplo, divulgue explicitamente e ilustre a possibilidade de alterar horários, seja para acomodar uma consulta médica, receber o carpinteiro ou cuidar de uma criança doente, para reforçar a ideia de que estamos todos juntos nisso.

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N.º 2: Gestão de tempo e coordenação de equipe

Promova transparência sobre como as equipes usam o tempo delas e seja flexível ao coordenar como o trabalho é feito, focando mais nos resultados do que nas participações. Por exemplo, defina resultados e parâmetros de desempenho, mas seja flexível sobre como, onde e quando a equipe trabalha para esses objetivos. 

Essa estratégia reforça que a participação dos membros da equipe é avaliada pela contribuição de cada um, não pelo local em que se encontram. A ideia de uma “equidade de colaboração” é fundamental para eliminar preocupações, atuais e futuras, sobre os participantes do escritório serem favorecidos devido à sua presença física no espaço de trabalho fornecido pela empresa.

N.º 3: Ferramentas e equipamentos

Oriente de maneira clara sobre quais tecnologias e ferramentas estão disponíveis, quando usá-las e para quê. Certifique-se de que todo o equipamento funciona corretamente e ofereça oportunidades para os membros da equipe de melhorar sua destreza digital, sempre deixando claro que eles devem assumir o controle de sua própria proficiência digital como ingrediente essencial para um trabalho remoto e híbrido eficaz. 

As reuniões virtuais são um bom exemplo. A organização de TI é responsável pelo fornecimento contínuo do equipamento e de serviços de suporte eficazes, mas suas regras básicas devem atribuir aos membros da equipe a responsabilidade de saber como usar todos os recursos relevantes e observar as práticas recomendadas. 

Sete diretrizes para equipes híbridas e remotas mais felizes

O diálogo entre os membros da equipe sobre regras básicas pode ajudá-los a sentirem-se mais envolvidos e no controle de suas condições de trabalho remoto e híbrido. 

Aqui estão sete exemplos dos tipos de diretrizes amplamente aceitas que devem ser definidas para deixar os membros da equipe remota e híbrida mais confortáveis.

1. Incentive os membros da equipe a determinar um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e a combinar criativamente as obrigações pessoais, familiares e de trabalho, desde que os resultados desejados sejam alcançados. Permita que os membros da equipe negociem a divisão das obrigações de trabalho conforme necessário.
2. Seja flexível quanto ao traje e à aparência recomendados para o ambiente virtual. Por exemplo, permita que a preferência individual dite a escolha do fundo de vídeo de cada membro da equipe, desde que essas preferências sejam adequadas ao objetivo e clima da reunião.
3. Priorize a comunicação empática e a atenção. Isso se aplica a gestores de equipe e à liderança executiva. Mantenha os membros da equipe informados sobre os assuntos que os afetam. Procure ativamente por sinais de que alguém está lutando contra ou sofrendo de fadiga com o trabalho remoto.
4. Permita que os membros da equipe definam suas próprias horas e local de trabalho, contanto que participem totalmente das atividades da equipe e apresentem os resultados devidamente esperados. Por exemplo, os membros da equipe podem determinar horários específicos para a colaboração versus o trabalho individual, mas podem precisar priorizar fusos horários sobrepostos para o trabalho colaborativo. 
5. Permita que a equipe determine coletivamente os tempos de resposta para várias modalidades de colaboração. Por exemplo, combine de responder mensagens de voz ou chat dentro de duas horas, mas e-mails não urgentes em até um dia útil. Combine que os membros da equipe não precisam responder sobre questões de trabalho não emergenciais fora do horário de trabalho acordado.
6. Estabeleça limites para as reuniões. Os membros da equipe devem concordar sobre a necessidade, o momento, a duração e o local das reuniões da equipe. As reuniões que incluem membros da equipe remotos e internos devem priorizar oportunidades iguais de participação.
7. Estabeleça padrões para a colaboração remota. Certifique-se de que todos possam acessar e utilizar dispositivos de endpoint, conexão com a internet e recursos adequados de som, iluminação e vídeo para participar de forma produtiva na colaboração virtual. Determine o uso de recursos em comum, como hashtags e @menções.

A transformação está apenas começando para os ambientes de trabalho híbrido, e a maioria das organizações passa a entender esse processo ao longo do caminho. Essas regras fazem parte do processo e permitem que os indivíduos e as equipes definam o seu próprio ritmo ao aderirem às diretrizes organizacionais. 

Além de permitirem a criação colaborativa e a inovação da base do trabalho híbrido, as diretrizes também ajudam os novos membros a determinar e adotar rapidamente as normas culturais da equipe.